Kişisel Verilerin
Saklaması ve İmhası

OTOLYE TARAFINDAN 6698 SAYILI KANUN KAPSAMINDA KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINA VE İMHASINA İLİŞKİN POLİTİKA

İçindekiler

1.GİRİŞ ...................................................................................................................................................

1.1 Amaç ............................................................................................................................................

1.2 Kapsam ........................................................................................................................................

1.3 Kısaltmalar ve Tanımlar ...............................................................................................................

2.SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI .............................................................................................

3.KAYIT ORTAMLARI ..............................................................................................................................

4.SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR ....................................................................................

4.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar ......................................................................................................

4.1.1 Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler .................................................................................

4.1.2 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları .................................................................................

4.2 İmhayı Gerektiren Sebepler ......................................................................................................

5.TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER .............................................................................................................

5.1 Teknik Tedbirler .........................................................................................................................

5.2 İdari Tedbirler ............................................................................................................................

6.KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ ..................................................................................................

6.1 Kişisel Verilerin Silinmesi ...........................................................................................................

6.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi .....................................................................................................

6.3 Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi ..................................................................................

7.SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ ..........................................................................................................

8.PERİYODİK İMHA SÜRESİ .................................................................................................................

9.POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI ..............................................................................

10.POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME PERİYODU ......................................................................................

11.POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI .......................................................

1.GİRİŞ

1.1 Amaç

Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Kişisel Verileri Koruma Kurumunca (“Kurum”) gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

Kurum; Stratejik Planda belirlenen misyon, vizyon ve temel ilkeler doğrultusunda; Kurum çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir.

Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, Kurum tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak gerçekleştirilir.

1.2 Kapsam

Kurum çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Kurumun sahip olduğu ya da Kurumca yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.

1.3. Kısaltmalar ve Tanımlar

2.SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI

Şirketin tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, şirket çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım Tablo 1’de verilmiştir.

Tablo 1 : Saklama Ve İmha Süreçleri Görev Dağılım

 3. KAYIT ORTAMLARI

Kişisel veriler, Kurum tarafından Tablo 2’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

Tablo 2: Kişisel veri saklama ortamları

4.SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Şirket tarafından; çalışanlar, çalışan adayları, ziyaretçiler ve hizmet sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilere ait kişisel veriler kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir.

Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.

4.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar

Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.

Buna göre, şirket faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.

4.1.1 Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

• Şirkette, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;
• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
• 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
• 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kanunu,
• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
• 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu,
• 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,
• 4857 sayılı İş Kanunu,
• 5434 sayılı Emekli Sağlığı Kanunu,
• 2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu
• İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,
• Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik
• Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

4.1.2 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.

• Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası
• Bilgi teknolojileri alt yapısının oluşturulması ve yönetilmesi
• Çalışanlar için yan haklar ve menfaatlerin planlanması ve icrası
• Çalışanlara yönelik kurumsal iletişim ve/veya çalışanların katılım sağladığı kurumsal sosyal sorumluluk ve/veya sivil toplum kuruluşları faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası
• Çalışanların bilgiye erişim yetkilerinin planlanması ve icrası
• Çalışanların iş faaliyetlerinin takibi ve/veya denetimi
• Finans ve/veya muhasebe işlerinin takibi
• Hukuk işlerinin takibi
• İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması
• İş faaliyetlerinin etkinlik/verimlilik ve/veya yerindelik analizlerinin gerçekleştirilmesi faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası
• İş faaliyetlerinin planlanması ve icrası
• İş ortakları ve/veya tedarikçilerin bilgiye erişim yetkilerinin planlanması ve icrası
• İş ortakları ve/veya tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi
• İş sağlığı ve/veya güvenliği süreçlerinin planlanması ve/veya icrası
• İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası
• Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası
• Kurumsal yönetim faaliyetlerin planlanması ve icrası
• Lojistik faaliyetlerinin planlanması ve icrası
• Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası
• Müşteri memnuniyeti aktivitelerinin planlanması ve/veya icrası
• Müşteri talep ve/veya şikayetlerinin takibi
• Personel temin süreçlerinin yürütülmesi
• Şirket çalışanları için iş akdi ve/veya mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• Şirket denetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası
• Şirket dışı eğitim faaliyetlerinin planlanması ve icrası
• Şirket faaliyetlerinin şirket prosedürleri ve/veya ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin temini için gerekli operasyonel faaliyetlerinin planlanması ve icrası
• Şirket içi eğitim faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası
• Şirket içi oryantasyon aktivitelerinin planlanması ve icrası
• Şirket operasyonlarının güvenliğinin temini, ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi
• Şirket yerleşkeleri ve/veya tesislerinin güvenliğinin temini
• Şirketin sunduğu ürün ve/veya hizmetlere bağlılık oluşturulması ve/veya arttırılması süreçlerinin planlanması ve/veya icrası
• Şirketin üretim ve/veya operasyonel risk süreçlerinin planlanması ve/veya icrası
• Şirketler ve ortaklık hukuku işlemlerinin gerçekleştirilmesi
• Sözleşme süreçlerinin ve/veya hukuki taleplerin takibi
• Stratejik planlama faaliyetlerinin icrası
• Tedarik zinciri yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası
• Ücret yönetimi
• Hizmet ve/veya operasyon süreçlerinin planlanması ve icrası
• Hizmetlerin satış ve pazarlaması için pazar araştırması faaliyetlerinin planlanması ve icrası
• Hizmetlerin pazarlama süreçlerinin planlanması ve icrası
• Hizmetlerin satış süreçlerinin planlanması ve icrası
• Verilerin doğru ve güncel olmasının sağlanması
• Yetkili kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi

4.2 İmhayı Gerektiren Sebepler

Kişisel veriler;

• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
• Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun şirket tarafından kabul edilmesi,
• Şirketin, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması, durumlarında, şirket tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

5.TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12 nci maddesiyle Kanunun 6 ncı maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için şirket tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde şirket tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.

5.1 Teknik Tedbirler

• Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmakta,
• Anahtar yönetimi uygulanmakta,
• Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik,
• Geliştirme ve bakım kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmakta,
• Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmakta,
• Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri yapılmakta,
• Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur,
• Erişim logları düzenli olarak tutulmakta,
• Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmakta,
• Gizlilik taahhütnameleri yapılmakta,
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmakta,
• Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmakta,
• Güvenlik duvarları kullanılmakta,
• İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermekte,
• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir,
• Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmakta, kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmakta,
• Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmakta,
• Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmakta,
• Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmakta,
• Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmakta,
• Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmakta,
• Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmekte,
• Özel nitelikli kişisel veriler için güvenli şifreleme / kriptografik anahtarlar kullanılmakta ve farklı birimlerce yönetilmekte,
• Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmakta,
• Sızma testi uygulanmakta,
• Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmekte,
• Şifreleme yapılmakta,
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmakta,
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının,
• Veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmakta,
• Veri kaybını önlemek için belirli periyotlarla sistem yedek almaktadır.

5.2 İdari Tedbirler

Kurum tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:

• Çalışanların niteliğinin geliştirilmesine yönelik, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmenin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının sağlanması, iletişim teknikleri, teknik bilgi beceri, 657 sayılı Kanun ve ilgili diğer mevzuat hakkında eğitimler verilmektedir.
• Şirket tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanlara gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır.
• Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin prosedürü hazırlanmıştır.
• ·Kişisel veri işlemeye başlamadan önce şirket tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
• Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
• Kurum içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır.
• Çalışanlara yönelik bilgi güvenliği eğitimleri verilmektedir.

6.KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, şirket tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

6.1 Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel veriler Tablo-3’te verilen yöntemlerle silinir.

Tablo 3: Kişisel Verilerin Silinmesi

6.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Tablo 4: Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

6.3 Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

7. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Kurum tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

• Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde;
• Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta;
• Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında
• yer alır.

Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde şirket tarafından güncellemeler yapılır.

Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi Veri Güvenliği ve Bilgi Sistemleri Dairesi Başkanlığı tarafından yerine getirilir.

Tablo 5: Süreç bazında saklama ve imha süreleri tablosu

PERİYODİK İMHA SÜRESİ

Şirket, periyodik imha süresini yılda bir kez olarak belirlemiştir. Buna göre, şirkette her yıl Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

9. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası şirkette dosyasında saklanır.

10.POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME PERİYODU

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.

11.POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI

Politika, şirketin internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politika’nın ıslak imzalı eski nüshaları şirket tarafından iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile şirket tarafından saklanır.